일반적으로 사업자가 상거래를 할 때는 견적서, 계약서 등의 문서를 작성하고 세금계산서, 영수증 등 지출증빙을 주고받게 된다.
여기에서는 편의상 실무에서 사용하는 증빙의 성격이나 용도에 따라 「거래증빙」, 「영수증」, 「정규지출증빙」으로 구분하여 설명코자 한다.

 

     (1) 거래증빙
 

거래의 이행을 담보하고 향후 분쟁이 생겼을 때 책임소재를 확실하게 하기 위하여 당사자간에 작성하는 문서나 서류로서, 여기에서는 이러한 것들을 “거래증빙” 이라 칭하기로 한다.
계약서, 약정서, 발주서, 주문서, 주문승락서, 견적서, 납품계약서, 거래명세표, 송장(INVOICE), 합의서, 계약해지증서 등이 이에 해당한다.
이러한 거래증빙은 거래 당사자간에 자율적으로 작성되는 것이지만, 세무상으로도 거래사실을 객관적으로 입증할 수 있는 중요한 자료가 되므로 가능하면 구두계약이 아닌 문서로 작성하여 두는 것이 좋다.

 
     
     (2) 영수증
 

대금지급사실을 입증할 수 있는 증빙으로서 영수증에는 공급자의 상호, 성명, 사업자등록번호 등 공급자의 인적사항과 공급대가(거래금액)가 기재되며, 일반적으로 공급받는 자의 인적사항과 부가가치세액은 기재되지 않는다.
금전등록기영수증 또는 PㆍOㆍS계산서 등은 영수증의 범위에 속하며, 승차권, 승선권, 항공권, 입장권 등도 세법상 영수증으로 본다.
또한 입금표, 간이영수증, 지로영수증, 계좌이체확인서, 온라인송금영수증, 은행수납증서나 기타 거래 당사자간에 자율적으로 작성된 영수증, 대금수령확인서 등도 대금지급사실이 확인되는 경우라면 영수증으로 보아야 할 것이다.
이러한 영수증은 세법상 정규지출증빙에 해당되지는 않지만 대금지급사실을 입증할 수 있는 중요한 증빙이 된다.

 
     
     (3) 정규지출증빙
 

사업자가 재화나 용역을 공급받을 때는 원칙적으로 세금계산서나 계산서, 신용카드매출전표, 현금영수증 등 네 가지 증빙 중 어느 하나를 교부받아야 하며 그렇지 않으면 거래금액의 2%에 해당하는 증빙불비가산세를 물어야 하는데, 세법상 증빙불비가산세가 부과되지 않는 「세금계산서」, 「계산서」, 「신용카드매출전표」「현금영수증」등 네 가지 증빙을 정규지출증빙이라 한다.

 
 

① 세금계산서  
세금계산서는 부가가치세 과세사업자 중 일반과세자가 부가가치세법에 의하여 거래 상대방에게 교부하는 증빙이다.
세금계산서에는 공급자와 공급받는 자의 주소, 성명, 상호명, 사업자등록번호, 업태ㆍ종목 및 거래품목, 수량, 단가와 공급가액, 부가가치세액, 작성일자가 기재되어 있다.
 
 
② 계산서  
부가가치세가 면제되는 사업자가 재화 또는 용역을 공급할 때 소득세법 또는 법인세법에 의하여 거래 상대방에게 교부하는 증빙이다.
계산서에는 공급자와 공급받는 자의 주소, 성명, 상호명, 사업자등록번호, 업태ㆍ종목 및 거래품목, 공급가액, 작성일자 등이 기재되지만, 부가가치세가 없으므로 세액은 기재되지 않는다.
 
 
③ 신용카드매출전표  
「여신전문금융법」에 의한 신용카드가맹사업자가 재화 또는 용역을 공급하고 그 대금을 신용카드로 결제 받을 때 발행하는 증빙이다.  여기에는 직불카드와 백화점 카드 및 기명식 선불카드도 포함된다.
④ 현금영수증
현금영수증이란 조세특례제한법에 의한 현금영수증 가맹점이 재화 또는 용역을 공급하고 그 대금을 현금으로 받는 경우 당해 재화 또는 용역을 공급받는 자에게 현금영수증 발급장치에 의해 발급하는 증빙으로서 거래 일시, 금액 등 결제내역이 기재된 영수증을 말한다.

 
   
 

사업자의 소득금액은 원칙적으로 자기가 매출한 총수입금액(또는 익금)에서 사업과 관련하여 지출되었거나 지출이 확정된 필요경비(또는 손금)를 차감하여 계산하며, 소득세 또는 법인세는 이 소득금액을 기준으로 산출된다.
따라서 세금의 규모는 소득금액에 의하여 결정되는 것이며, 소득금액의 크기는 결국 필요경비에 산입할 수 있는 지출증빙이 객관적으로 갖추어져 있느냐, 세법의 기준에 맞는 지출증빙을 수취하였느냐에 따라 달라지기 때문에 사업자의 절세의 기본은 지출증빙을 확실히 챙기는 일부터 시작되는 것이다.

예를 들어, 사업과 관련하여 재화 또는 용역을 공급받고 그 대가로 1천만원을 지불하면서 거래사실을 입증할 수 있는 객관적인 증빙을 수취하지 않았다면 소득금액 계산시 그 금액은 필요경비(또는 손금)에 산입되지 않는다.
이로 인해서 개인사업자의 경우에는 최소 80만원, 최고 350만원(종합소득세 최저세율 8%, 최고세율 35%), 법인의 경우에는 최소 130만원, 최고 250만원(법인세 최저세율 13%, 최고세율 25%)의 소득세 또는 법인세를 더 내는 결과가 되며, 주민세 10%를 고려하면 세부담은 더욱 늘어나게 된다.
더욱이 그 거래가 부가가치세 과세거래로서 부가가치세까지 부담하였다면 그 부가가치세액도 공제 또는 환급되지 않으므로 세무상의 불이익은 더욱 커지게 된다.
또 세법이 요구하는 정규지출증빙 수취대상거래에 대해서 정규증빙을 수취하지 않고 일반 영수증을 받으면 그 거래금액에 대하여 증빙불비가산세 2%가 부과되기도 한다.

그러므로 사업자가 이러한 불이익을 받지 않기 위해서는 지출증빙을 꼼꼼히 챙겨야 할 뿐만 아니라 증빙을 받을 때는 정규지출증빙을 수취하는 등 증빙수취 및 보관에 각별히 유의하여야 한다.

 
    
다음페이지: 정규지출증빙수취요령