1.사업자의 소득금액 계산시 필요경비(또는 손금)산입을 위한 첫 번째 조건은 사업과 관련
    된 것이어야 한다.
 

지출의 성격이 개인적인 용도로 사용한 것인지 사업과 관련된 것인지 여부는 대부분 정규지출증빙이나 영수증의 내역에 의하여 확인할 수 있지만 어떤 경우에는 이러한 증빙만으로는 사업관련 여부를 판단하기가 애매한 경우가 있다.
따라서 이러한 경우에 대비하여 사업자는 계약서, 견적서, 송장, 거래명세표 등 거래증빙을 확실히 챙겨두는 것이 좋다.
세법의 적용은 거래의 구체적인 사실관계에 따라 달라지는데 이 경우 거래증빙은 거래의 사실판단에 대한 중요한 근거자료가 되기 때문이다.
그러므로 사업자가 경비를 지출할 때는 가능하면 거래와 관련된 계약서, 견적서 등 거래증빙을 문서로 작성하여 보관해 두면 향후 거래사실 여부에 대하여 다툼이 발생하는 경우 거래의 사실관계를 입증하는데 도움이 될 것이다.

 
     
     2. 재화 또는 용역을 공급받고 정규지출증빙을 수취하는 경우에도 대금지급사실을 입증할
    수 있는 증빙ㆍ서류를 확보해 두는 것이 좋다.
 

왜냐하면 경비에 산입되기 위한 전제조건은 사업과 관련된 것으로서 실제 거래에 의한 것이라야 하는데, 어떤 경우에는 거래 상대방이 세무서로부터 세무조사를 받거나 과세 자료를 소명하는 과정에서 거래사실 자체를 부인함으로써 관할세무서로부터 가공거래의 혐의를 받을 수도 있기 때문이다.
그러므로 이러한 경우에 대비하여 사업자는 세금계산서나 계산서를 교부받았다 할지라도 대금은 가능하면 금융기관을 통하여 지급하고 송금영수증, 계좌이체확인서 등을 확보해 두는 것이 좋으며, 불가피하게 수표나 어음으로 직접 지급하는 경우에는 그 사본에 대금수령자의 서명 ㆍ날인을 받고 이를 보관하여 두면 후일에 발생할지도 모르는 세무상의 마찰을 피할 수 있다. 

 
     
     3.정규지출증빙 수취 대상거래는 재화 또는 용역을 공급받고 그 대가를 지급하는 경우에 적
    용된다.
 

그러므로 판매장려금, 손해배상금, 보증금, 기부금, 사례금 등의 지급은 대금지급사유가 재화 또는 용역의 공급대가에 해당하지 않으므로  정규지출증빙 수취대상이 아니다.
따라서 이 경우에는 사실관계를 입증할 수 있는 계약서 등 거래증빙과 대금지급사실을 입증할 수 있는 영수증 등을 갖추어 놓으면 된다.

 
     
     4.정규지출증빙 수취 대상거래는 그 거래 상대방이 사업자인 경우에 한한다.
 

그러므로 사업성을 갖추지 않고 일시적, 우발적으로 재화 또는 용역을 공급하는 거주자 개인이나 또는 사업주에게 고용된 근로자에게 임금을 지급하는 경우는 거래 상대방이 사업자에 해당되지 않으므로 정규지출증빙 수취대상 거래에 해당되지 않는다.  
따라서 이 때는 사실관계를 입증할 수 있는 계약서 등 거래증빙과 지급사실을 입증할 수 있는 영수증이 있으면 된다.

 
     
     5.재화 또는 용역을 공급받을 때는 그 거래 상대방이 사업자인지 여부를 확인한 다음, 사업
    자에 해당되면 정규지출증빙을 수취하여야 한다.
 

사업자 여부는 사업자등록 여부에 불구하고 실질관계에 의하여 파악하는 것인데 사실상 사업자임에도 불구하고 사업자등록을 하지 않은 미등록자가 있을 수 있으므로 이 점 유의하여야 한다.

 
     
     6.부가가치세 간이과세자인 경우에는 세금계산서를 교부할 수 없다.
 

그래서 이들과 거래할 때는 신용카드가맹사업자인지 또는 현금영수증을 교부받을 수 있는지 여부를 확인하여 정규지출증빙에 해당하는 신용카드매출전표나 현금영수증을 교부받아야 하며, 이것이 불가능하면 정규지출증빙수취에 관한 특례규정이 적용되는지 확인할 필요가 있다.
또한 「경비 등의 송금명세서」제출대상 거래인의 경우에는 대금을 반드시 은행계좌를 통하여 송금하고, 거래 상대방의 사업자등록번호와 대표자의 주민등록번호 등을 확인해 두어야 한다.
이에도 해당하지 않으면 거래선을 정규지출증빙 수취가 가능한 사업자로 바꾸는 것을 고려해야 한다.

 
     
     7.소매업이나 음식ㆍ숙박업, 여객운송업, 사회 및 개인서비스업 등을 영위하는 사업자는 거
    래 상대방이 세금계산서나 계산서 교부를 요구하지 않는 한 영수증을 교부할 수 있다.
 

그래서 이들과 거래할 때는 사업자등록증을 제시하고 세금계산서 또는 계산서를 교부받거나 또는 신용카드영수증 또는 현금영수증을 받아서 정규지출증빙을 확보해 두어야 한다.

 
     
     8.지로영수증(또는 지로청구서)에 「국세청장에게 신고한 세금계산서 또는 계산서」임을 표
    시하는 안내문이 기재되어 있고, 공급받는 자 본인의 성명 또는 상호와 사업자등록번호가 명
    기되어 있으면 이는 세금계산서 또는 계산서와 같은 효력이 있으므로 정규지출증빙에 해당된
    다.
 

지로 형태로 납부하는 전기요금, 도시가스요금, 휴대폰요금, 정보이용료, 통신회선사용료등이 여기에 해당되겠지만 이는 개별적으로 확인해 보아야 한다.
즉, 지로청구서에「국세청장에게 신고한 세금계산서 또는 계산서」임을 표시하는 안내문이 기재되어 있으나 본인의 사업자등록번호가 명기되지 않은 경우에는 거래 상대방에게 사업자등록증을 제시하여 본인의 사업자등록번호가 기재되도록 조치를 취하여야 한다.

 
     
     9.정규지출증빙 수취대상 거래로서 불가피하게 정규지출증빙을 수취하지 못하는 경우에도
    영수증과 거래증빙은 반드시 확보해 두어야 한다.
 

왜냐하면 사업과 관련된 거래로서 정규지출증빙 수취대상 거래임에도 불구하고 정규지출증빙을 받지 못하고 영수증을 수취하면 비록 거래금액의 2%에 해당하는 증빙불비가산세를 물어야 하긴 하지만, 계약서 등 거래증빙과 대금지급사실을 입증할 수 있는 영수증 등이 있으면 소득금액 계산시 이를 필요경비(또는 손금)에 산입할 수 있는데, 그것조차 없으면 경비처리 자체를 할 수 없기 때문이다.

 
     
     10.특례규정이 적용되는 금액 5만원은 부가가치세 포함금액이며 거래 건당 금액을 기준으로
    한다.
     
     11.사업과 관련된 지출증빙ㆍ서류는 소득세 또는 법인세 과세표준 신고기한 종료일로부터
    5년간 보관해야 한다.
    
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